Privatlivspolitik
Sådan behandler Kulturhuset Bølgen dine personoplysninger.
Hos Kulturhuset Bølgen lægger vi vægt på, at du trygt kan besøge vores hjemmeside, deltage i arrangementer, tilmelde dig nyhedsbrevet og kontakte os. Her kan du læse, hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor vi gør det, og hvilke rettigheder du har.
Indhold på siden
Gå direkte til et emne:
- 1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?
- 2. Hvilke personoplysninger behandler vi?
- 3. Henvendelser og kontakt
- 4. Arrangementer, tilmeldinger og billetsalg
- 5. Nyhedsbrev og Mailchimp
- 6. Frivillige, samarbejdspartnere og fælles aktiviteter
- 7. Fotografering og video ved arrangementer
- 8. Hvem kan få adgang til dine oplysninger?
- 9. Opbevaring og sletning
- 10. Datasikkerhed og overførsel af oplysninger
- 11. Cookies og eksternt indhold
- 12. Dine rettigheder
- 13. Klage og databeskyttelsesrådgiver
- 14. Ændringer i privatlivspolitikken
1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?
Kulturhuset Bølgen er en del af Helsingør Kommune.
Kulturhuset Bølgen
Jæmtlandsvej 1
3140 Ålsgårde
Telefon: 49 28 34 50
E-mail: ucb62@helsingor.dk
Helsingør Kommune
Stengade 59
3000 Helsingør
Kulturhuset Bølgen varetager den daglige administration af oplysninger, der behandles i forbindelse med aktiviteter og hjemmesiden. Henvendelser om personoplysninger kan rettes til gdpr@boelgen.dk. Helsingør Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO) kan kontaktes på dpo@helsingor.dk.
2. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Vi indsamler og behandler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige for det konkrete formål. Afhængigt af din kontakt med Bølgen kan det eksempelvis være:
- Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
- Oplysninger om tilmelding til arrangementer og aktiviteter.
- Oplysninger i forbindelse med bestillinger, betalinger eller andre aftaler.
- Oplysninger, du selv giver os ved kontakt via e-mail eller telefon.
- Oplysninger ved tilmelding til vores nyhedsbrev.
- Fotografier og videooptagelser fra arrangementer.
- Tekniske oplysninger i forbindelse med brug af hjemmesiden.
Vi anvender ikke oplysningerne til andre uforenelige formål. Når vi beder om personoplysninger, skal det være klart, hvorfor vi har brug for dem, og om de er nødvendige for en bestemt ydelse.
3. Henvendelser og kontakt
Når du kontakter Bølgen via e-mail, telefon eller andre kontaktmuligheder, kan vi behandle oplysninger som navn, kontaktoplysninger og indholdet af din henvendelse.
Vi bruger oplysningerne til at besvare spørgsmål, behandle forespørgsler og følge op på aftaler eller aktiviteter. De opbevares ikke længere end nødvendigt, medmindre lovgivningen eller andre dokumenterede forhold kræver længere opbevaring.
4. Arrangementer, tilmeldinger og billetsalg
Når du deltager i et arrangement eller tilmelder dig en aktivitet hos Bølgen, kan det være nødvendigt at behandle personoplysninger for at administrere tilmeldinger, gennemføre arrangementer og give praktiske beskeder om ændringer eller aflysninger.
Billetsalg kan foregå gennem en ekstern billetudbyder, som i så fald også kan behandle oplysninger efter sine egne vilkår og sin privatlivspolitik, afhængigt af den konkrete rollefordeling.
Hvis Bølgen selv modtager bestillingsoplysninger, bruges de til administration, kundeservice og eventuelle lovpligtige opgaver. Behandlingen sker på et relevant retligt grundlag, eksempelvis en aftale, en retlig forpligtelse eller en opgave i samfundets interesse.
5. Nyhedsbrev og Mailchimp
Du kan tilmelde dig Bølgens nyhedsbrev og få information om arrangementer, aktiviteter og nyheder. Vi behandler din e-mailadresse og eventuelle øvrige oplysninger, du afgiver i tilmeldingsformularen.
Vi anvender Mailchimp til at administrere og udsende nyhedsbreve. Afhængigt af indstillingerne kan tjenesten også registrere oplysninger om levering, åbning og klik.
Nyhedsbrevet udsendes på grundlag af dit samtykke, og du kan til enhver tid afmelde dig via linket i nyhedsbrevet. Efter afmelding anvender vi ikke længere oplysningerne til nye nyhedsbrevsudsendelser, medmindre der er et særskilt lovligt grundlag for at bevare bestemte oplysninger, eksempelvis dokumentation for samtykke.
6. Frivillige, samarbejdspartnere og fælles aktiviteter
Bølgen samarbejder med frivillige, foreninger, kunstnere, undervisere og andre aktører. Vi kan behandle almindelige kontaktoplysninger og nødvendige oplysninger om aftalte aktiviteter til kommunikation, koordinering og administration.
Hvis samarbejdet omfatter en egentlig aftale, betaling eller særlige forhold, kan yderligere oplysninger være nødvendige.
7. Fotografering og video ved arrangementer
Bølgen fotograferer og optager lejlighedsvis video ved arrangementer. Billeder og optagelser kan bruges til at fortælle om livet i huset, dokumentere aktiviteter og formidle kommende arrangementer på hjemmesiden og sociale medier.
Fotografier og videoer med genkendelige personer kan være personoplysninger. Inden offentliggørelse vurderer vi billedets karakter, formålet, situationen og hensynet til de personer, der optræder. Ved portrætter og andre billeder, hvor bestemte personer er centrale, indhenter vi samtykke, når det er nødvendigt. Vi udviser særlig omtanke ved billeder af børn og følsomme situationer.
Ønsker du ikke, at et billede af dig bliver anvendt, kan du kontakte os. Vi vil behandle henvendelsen og vurdere, om billedet skal fjernes eller anvendelsen ændres. Et samtykke kan trækkes tilbage uden at påvirke lovlig behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.
8. Hvem kan få adgang til dine oplysninger?
Kun medarbejdere og andre autoriserede personer med et relevant arbejdsbetinget behov får adgang til personoplysninger. Vi kan benytte eksterne leverandører til webhosting, nyhedsbreve, billetsalg og teknisk drift.
Når leverandører behandler oplysninger på vores vegne, skal det ske under passende databeskyttelsesretlige rammer. Visse leverandører kan være selvstændige dataansvarlige for deres egen behandling, eksempelvis ved eksternt billetsalg. Vi sælger ikke dine personoplysninger.
9. Opbevaring og sletning
Vi opbevarer ikke oplysninger længere end nødvendigt for deres formål:
- Henvendelser: Så længe det er nødvendigt for behandling og opfølgning.
- Arrangementer og tilmeldinger: Så længe det er nødvendigt for administration og dokumentation.
- Nyhedsbreve: Så længe du er tilmeldt, med mulighed for at bevare nødvendig dokumentation efter afmelding.
- Regnskabsmateriale: I den periode, som relevant lovgivning kræver.
- Billeder og videoer: Så længe der er lovligt grundlag og et relevant formål.
Oplysninger slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et sagligt og lovligt grundlag for opbevaring.
10. Datasikkerhed og overførsel af oplysninger
Vi arbejder på at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring og misbrug. Som en del af Helsingør Kommune følger Bølgen relevante retningslinjer for informationssikkerhed.
Eksterne leverandører kan i nogle tilfælde behandle oplysninger uden for EU/EØS. En sådan overførsel kræver gyldigt overførselsgrundlag og relevante beskyttelsesforanstaltninger.
11. Cookies og eksternt indhold
Hjemmesiden anvender cookies og lignende teknologier til nødvendige funktioner og, hvor det er relevant, øvrige formål på grundlag af samtykke. Vi benytter CookieYes til håndtering af cookievalg.
Indlejret indhold fra eksterne tjenester, eksempelvis YouTube, kan behandle oplysninger, når indholdet aktiveres.
Læs mere i vores cookiepolitik, hvor du også kan finde oplysninger om samtykke og dine valgmuligheder.
12. Dine rettigheder
Du har efter omstændighederne ret til:
- Indsigt: At få oplyst, hvilke oplysninger vi behandler om dig.
- Berigtigelse: At få rettet urigtige eller ufuldstændige oplysninger.
- Sletning: At få slettet oplysninger, når betingelserne er opfyldt.
- Begrænsning: At få begrænset behandlingen i bestemte situationer.
- Indsigelse: At gøre indsigelse mod bestemte former for behandling.
- Dataportabilitet: I relevante tilfælde at få udleveret oplysninger i et almindeligt anvendt format.
- Tilbagetrækning af samtykke: At trække et tidligere samtykke tilbage.
Rettighederne er ikke ubetingede. Der kan eksempelvis være en lovpligt til at bevare bestemte oplysninger. Kontakt gdpr@boelgen.dk for at gøre brug af dine rettigheder.
13. Klage og databeskyttelsesrådgiver
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også kontakte Helsingør Kommunes databeskyttelsesrådgiver på dpo@helsingor.dk.
Du har desuden ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, at dine oplysninger ikke behandles i overensstemmelse med reglerne. Læs mere på www.datatilsynet.dk.
14. Ændringer i privatlivspolitikken
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når der sker ændringer i vores aktiviteter, systemer, behandling af personoplysninger eller lovgivning. Den gældende version vil være tilgængelig på Bølgens hjemmeside.
Senest opdateret: [Indsættes ved endelig godkendelse]